Para evitar posibles correcciones o información errónea en el formulario que debe diligenciar, nos dimos a la tarea de enumerar algunas recomendaciones a tener presente al momento de completar el proceso.El proyecto de inventario MET que viene adelantando Coljuegos desde febrero tiene como objetivo, generar información para la toma de decisiones estratégicas con relación al parque de máquinas, así como también, facilitar la identificación de MET ilegales, contar con información del sistema de conexión en línea, individualizar con información primaria las máquinas autorizadas y adelantar acciones de control y administración del inventario.
El inventario pasará por de tres etapas. La primera, corresponde al formulario que se encuentra a disposición en el portal del operador, en el cual los empresarios con contrato de concesión deben consignar la totalidad de la información de las MET autorizadas. El plazo para diligenciar dicha información estaba inicialmente para el 20 de mayo del año en curso, sin embargo, Coljuegos con una nueva resolución amplió el plazo hasta el 31 de mayo.
La segunda etapa, corresponde al levantamiento de la información, en la cual, funcionarios de Coljuegos por medio de visitas programadas a los establecimientos de comercio de los operadores realizarán la revisión de cada una de las MET autorizadas, levantarán información faltante y la no coincidente, se realizará el registro de la información y la marcación de las MET, con etiquetas de seguridad que no deben ser removidas ni adulteradas.
La persona que realice la visita no tendrá que decirle qué debe cambiar o modificar, solamente hará las anotaciones correspondientes en un acta que registrará al terminar el levantamiento de la información, en la cual la persona que quede delegada en el establecimiento también apuntará las observaciones que se tengan frente a los datos que haya consignado el funcionario.
*Es importante tener presente que los funcionarios del regulador tomarán como base para la recolección de la información los datos que reposan en los contratos de concesión.
La tercera y última etapa corresponde al cierre del inventario, después del levantamiento de la información, el equipo de inventario remitirá la información al presidente o su delegado para que se programe las visitas de control de calidad y satisfacción del cliente.
Después de que el acta llegue a Coljuegos, la información levantada en la visita se cruzará con la de los formularios, si esta coincide se remitirá un informe que repose en el Siicol para efectos de seguimiento y control, pero si la información consignada no coincide, la entidad enviará al operador un requerimiento solicitando la corrección de los datos suministrados que deben cambiarse en un plazo máximo de 30 días.
El operador únicamente debe enviar los cambios, sin necesidad de que realice algún tipo de trámite, solo realiza las correcciones y la entidad será quien se encargue de levantar la información y cargarla en el sistema generando un otrosí donde queda actualizado el inventario.
Es importante que el empresario haga los cambios pertinentes en el plazo establecido, ya que, después de los 30 días Coljuegos podría iniciar algún proceso administrativo de incumplimiento contractual que tiene como objeto las correcciones de la información.
Recomendaciones y tips sobre el Inventario
De acuerdo con Evert Montero, presidente de Fecoljuegos, \»el inventario de las MET ayuda a formalizar y a profesionalizar el sector, creemos que este proyecto nos va a dar algunas pautas para saber qué se tiene, cómo se tiene y cómo podemos avanzar en todo el registro de las máquinas”
Para empezar, queremos aclarar que el inventario no va a tener ningún tipo de efecto de fiscalización en las empresas, por lo tanto, los operadores podrán suministrar toda la información con transparencia y veracidad. Finalmente, frente a la información que se recoja, el regulador tomará decisiones que nos podría afectar a todo el sector.
A tener en cuenta…
1. Revise si la máquina es original o híbrida: la máquina original es aquella que tiene el software, el hardware y gabinete originales, mientras que aquellas que son ensambladas o que tienen gabinete original pero le cambiaron parte del software corresponde a una máquina híbrida.
*Recuerde que en Colombia no existe la prohibición de las máquinas híbridas, por lo tanto puede registrarlas sin temor a que vaya a tener algún inconveniente más adelante.
2. Los operadores no van a tener ninguna restricción sobre los movimientos de MET que se quieran realizar durante el inventario nacional de Coljuegos, el proceso se realiza común y corriente.
3. Para la visita que realizará el funcionario de Coljuegos a su establecimiento, usted debe tener un delegado en cada uno de sus locales que acompañe al funcionario a realizar el inventario, esta persona deberá informarse previamente a la entidad o tener por escrito la comunicación que indique el nombre completo.
4. El contrato de inventario solo se cerrará cuando se realice la visita en el último establecimiento, así que, si tiene locales en diferentes partes del país, debe esperar hasta que terminen con el 100% de sus locales, ya que, será hasta ese momento que le envíen el requerimiento.
5. Si ya le realizaron el levantamiento de la información, de todas maneras debe diligenciar el formulario y debe tener presente que es posible que lo vuelvan a visitar, ya que, la entidad escogerá aleatoriamente algunos establecimientos.
6. Si usted está en proceso de renovación de contrato y va a incluir un número de máquinas, una vez autorizado el contrato, Coljuegos revisará si le realizan nuevamente la visita y hacen la marcación de estas máquinas nuevas.
7. Si usted se encuentra en algún trámite en el curso del inventario, debe comunicarse con Coljuegos para que le marquen las máquinas nuevas.
8. Se deben inventariar únicamente las máquinas que están en el contrato de concesión. El regulador aún no han explicado cuál será el procedimiento para las máquinas que hay en bodega, sin embargo, anunció que de inventariarlas las van a dejar en un estado inactivo en el cual les asignan un NUC (número único de Coljuegos) y una vez se realice el trámite con ese NUC quedan activas, pero en el inventario de Coljuegos quedan con un estado inactivo,es decir, no operado.
Tips para diligenciar el formato
- La información que debe diligenciar en el formulario es la misma que está en la placa de la máquina.
- En el formulario no se agregan fotos, es en la visita que se hace el registro.
- Recuerde que los seriales son completos: letras, números, puntos, todo lo que en la plaqueta de la máquina esté como serial se debe colocar.
- El NUC de la máquina no cambia, es el mismo que se tiene autorizado
- En cuanto a las marcas: la entidad publicó en el instructivo del folio 10 en adelante, los códigos de fabricantes y de marcas.
- El regulador no va a restringir marcas, si usted trabaja con un fabricante que no está en la lista, lo puede incluir ya que el formulario permite ponerlo sin limitación.
- En el instructivo está la codificación de cada país, para que de acuerdo al origen de la máquina usted digite el código correcto.
- Si es una máquina híbrida es importante que ponga la información del gabinete, como usted marcó desde el principio la máquina como híbrida, la entidad entenderá que los componentes de la máquina son diferentes. Si la máquina es original debe marcar: 1 y si es híbrida debe marcar 2.
- En cuanto al año de fabricación, si no sabe el año de fabricación digite 1900, la entidad sabrá que no se tenía conocimiento de esta información.
- En el instructivo de carga de la información debe tener presente que hay unos espacios que no se deben modificar, como el NIT, el nombre del operador, el proveedor del sistema de conexión en línea, la identificación del laboratorio, el código del establecimiento, la dirección, el número del contrato y NUC.
- Cuando se pregunta por el total de registro de MET por establecimiento se refiere al número de máquinas y al preguntar por el total de registro MET, se refiere al número de máquinas que tiene por contrato.
- El código del fabricante está en el listado de la parte final del instructivo, allí debe identificar el nombre del fabricante.
- Debe identificar de la máquina: el modelo, el país de origen, el año de fabricación y qué tipo de elemento es: si es rodillo mecánico, electromecánico, electrónico o multipuestos (ruletas, póker, bingos, caballos).
Cómo encontrar el formulario
- Ingrese al portal del operador
- Diríjase al reporte y formulario de máquinas
- Descargue la plantilla
- Cargue la información y de click en aceptar. Cuando le de en esta opción debe generarle un radicado, si esto no sucede es porque la información no quedó presentada la planilla. Finalmente guarde el radicado para que tenga constancia del proceso.
Instructivo Formulario MET
